Probus Delft 1

De reden voor het opmaken van een ‘nieuw’ huishoudelijk reglement is dat op twee maart tweeduizend drieëntwintig (02 -03-2023) de Statuten van Probusclub Delft 1 zijn vastgesteld. Daarin staat dat onze vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid in een notariële akte is omgevormd naar een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid. (AWB / 126805.01.)

De Akte is ondertekend door Helena Maria Bemelman  (Len Duijmaer van Twist, voorzitter) en Maria Zeeman (Mies Zeeman, secretaris). Wij zijn ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel onder nummer 83509038. Bovendien zijn  we geregistreerd in het UBO-register (‘ultimate beneficial owner’). In het UBO-register staat wie de eigenaar is van een organisatie, of wie zeggenschap of een belang heeft. De Kamer van Koophandel beheert het UBO-register. Op de website van de Stichting Probus Nederland (https://probus-nederland.nl/) kunt u meer informatie vinden over Probus, bijvoorbeeld onder “Service”, “Probus Nederland”.

In dit Huishoudelijk Reglement zijn een toelichting of uitwerking van de volgende artikelen van de Statuten niet opgenomen.

Artikel 1:   Naam en zetel

Artikel 2:   De doelstelling van onze club

Artikel 4:   Bijzondere leden

Artikel 5:   Geldmiddelen

Artikel 6:   Vergaderingen en verenigingsjaar

Artikel 10: Statutenwijziging

Artikel 11: Ontbinding

Artikel 12: Slotbepaling

1.1     Het profiel van een lid

Hij of zij:
–      heeft een goede naam in de gemeenschap
–      is geïnteresseerd in wetenschap, kunst en maatschappelijke ontwikkelingen
–      zet zich in om contact te leggen met de leden van de vereniging en de contacten op
       vriendschappelijke wijze te onderhouden
–      heeft zijn werkzame leven (nagenoeg) voltooid en is ten minste 55 jaar oud
–      woont in de regio Delft en
–      onderschrijft de doelstelling van onze vereniging volgens art. 2. Statuten.

1.2     De lunchbijeenkomsten

De leden worden geacht zo vaak mogelijk de bijeenkomsten van de club bij te wonen. De lunches vinden plaats op donderdagen van 12.00 -14.00 uur in de even weken van het jaar. Vanaf 12.00 uur wordt een drankje geschonken. Deze ‘borrel’ wordt telkens door twee leden aangeboden. De secretaris stelt per kalenderjaar ‘de borrellijst’ op.

De lunch betaalt ieder lid zelf. Indien een lid niet op een bijeenkomst aanwezig kan zijn, dient hij/zij zich af te melden bij de secretaris vóór dinsdagavond 20.00 uur voorafgaande aan de donderdag dat de bijeenkomst plaatsvindt.

Tot 11.00 uur op de dag zelf kan men zich (telefonisch of per e-mail) afmelden bij de secretaris in geval van ziekte of een calamiteit.

Eenmalige introductie van een gast door een lid geschiedt in overleg met het bestuur (uiterlijke aanmelding zie boven).

Indien men zich niet op tijd heeft afgemeld, verzoekt de penningmeester om betaling van de helft van de prijs voor de lunch.

1.3     De voordracht

De leden houden bij toerbeurt een voordracht na de lunch. De secretaris stelt per kalenderjaar een sprekerslijst op. Leden kunnen overleg plegen met de secretaris over hun plaatsing op de lijst. Leden kunnen onderling van datum ruilen, met kennisgeving aan de secretaris. Leden die moeilijkheden hebben met het houden van een voordracht kunnen daarvan worden vrijgesteld.
In zijn eerste voordracht geeft het nieuwe lid een introductie van zichzelf door een beschrijving van het leven dat hij/zij tot dat moment heeft geleid.
Het onderwerp van elke volgende voordracht is door de spreker vrij te kiezen. Godsdienst en politiek zijn als onderwerp aanvaardbaar zolang zij worden gebracht in het kader van bijvoorbeeld de historische ontwikkeling of de maatschappelijke invloed.

Elk lid kan een spreker van buiten aandragen; deze spreker wordt eerst aangemeld bij het bestuur. Daarna wordt de spreker ingevoegd in de sprekerslijst.

1.4     Functies

De leden worden geacht zich in principe beschikbaar te stellen voor het vervullen van functies in het bestuur en in de commissies, rekening houdend met ieders persoonlijke kwaliteiten en omstandigheden.  

1.5     Erelidmaatschap

De leden van de vereniging kunnen een lid, dat door zijn/haar activiteiten in of voor de club of voor de leden op uitzonderlijke wijze uitdrukking heeft gegeven aan de doelstelling van Probusclub Delft 1, na raadpleging van het bestuur (onder geheimhouding) en later van de leden in een vergadering bijeen, benoemen tot erelid. Elk lid kan een voorstel hiertoe aan het bestuur doen. 

1.6    Aantal leden

De vereniging telt minimaal 15 en maximaal 40 leden

1.7  Toelating leden van andere clubs

Het is mogelijk, dat een lid van een Probusclub van buiten Delft door verhuizing naar Delft komt. De Delftse Probusclubs zullen dan in onderling overleg nagaan van welke Delftse Probusclub hij/zij lid kan worden. Dat lid wordt niet onderworpen aan een ballotage.

2.1     Algemene uitgangspunten:

·         de vereniging streeft naar een optimale diversiteit in achtergronden van de leden

·         een kandidaat lid is bij voorkeur niet ouder dan 72 jaar

·         partners van leden komen niet in aanmerking voor het lidmaatschap van onze vereniging

2.2    Kandidaat lidmaatschap.

Elk lid van onze club kan een vriend of kennis kiezen als kandidaat voor het lidmaatschap. Het lid moet de potentiële kandidaat informeren over de mores van onze vereniging en welke bijdragen van hem of haar worden verwacht (persoonlijk, in een eventuele functie en ook financieel). Het lid moet zelf nagaan of de kandidaat voldoet aan de bepalingen van artikel 1, lid 1.

2.3     Aanmelding kandidaat lid

Als het lid na een één-op-één gesprek met de kandidaat ervan overtuigd is dat de kandidaat een goed lid zal zijn en past in onze vereniging, meldt hij/zij de potentiële kandidaat aan bij de secretaris.

Als het lid en de secretaris het eens zijn (de secretaris kan het bestuur raadplegen), wordt door het lid aan de kandidaat medegedeeld dat zijn kandidatuur is geaccepteerd.

2.4     bekendmaking van de kandidatuur  

Als de kandidaat instemt met zijn kandidatuur, maakt de secretaris de kandidatuur via de e-mail bekend in de Delftse Probusclubs.

Voor de bekendmaking heeft de kandidaat een korte beschrijving van zichzelf opgesteld.  Alle leden van de Delftse Probusclubs kunnen bezwaar indienen tegen de kandidatuur bij het bestuur. Ondersteunt het bestuur een bezwaar, dan wordt dit aan het voordragende lid en aan de aangemelde kandidaat met opgave van de reden medegedeeld.

2.5      kennismaking kandidaat en wederzijdse instemming 

Als er geen bezwaren binnenkomen, wordt de kandidaat uitgenodigd tweemaal een lunch bij te wonen. Na de tweede kennismakingslunch vraagt de voorzitter aan de kandidaat of hij/zij lid wil worden. Als de kandidaat instemt, is hij/zij lid. Dan ontvangt het lid van de secretaris het adres en het wachtwoord van de website van onze vereniging.

Nadat het nieuwe lid zijn/haar introductielezing heeft uitgesproken, ontvangt het lid van de voorzitter het Probus-insigne.

2.6     Privacyreglement

Probusclub Delft 1 heeft een privacyreglement opgesteld. (zie bijlage 1)

2.7    Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) 

Probusclub Delft 1 heeft een toestemmingsformulier opgesteld (zie bijlage 2) . In het toestemmingsformulier staan de NAWTE-gegevens  (naam, adres, woonplaats, telefoon, e-mailadres).

2.8     Nieuwe leden

Na lezing van het Privacyreglement vult het nieuwe lid het ‘Toestemmingsformulier nieuwe leden’ in, waarin het nieuwe lid aangeeft geen bezwaar te hebben dat zijn of haar NAWTE-gegevens  en een foto worden geplaatst op het beschermde deel van de Website.

De secretaris stuurt mededelingen via de e-mail onder BCC aan de leden.

3.8       Het bestuur onderhoudt de website www.delft1.probus-nederland.nl

De website geeft de variabele gegevens voor de dagelijkse praktijk rond de bijeenkomsten. Het gedeelte met algemene gegevens over de vereniging is vrij toegankelijk en het gedeelte met gegevens over personen is achter een wachtwoord geplaatst. In de website staan achter LEDEN en het wachtwoord ook de ledenlijst, de sprekerslijst en de borrellijst. Het bestuur is verantwoordelijk voor de inhoud van de website; de secretaris voor de actualiteit.