| 27 juli 2023 Huishoudelijk Reglement Probusclub Delft 1 |
| Voorwoord: |
|
De reden voor het opmaken van een ‘nieuw’ huishoudelijk reglement is dat op twee maart tweeduizend drieëntwintig (02 -03-2023) de Statuten van Probusclub Delft 1 zijn vastgesteld. Daarin staat dat onze vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid in een notariële akte is omgevormd naar een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid. (AWB / 126805.01.) De Akte is ondertekend door Helena Maria Bemelman (Len Duijmaer van Twist, voorzitter) en Maria Zeeman (Mies Zeeman, secretaris). Wij zijn ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel onder nummer 83509038. Bovendien zijn we geregistreerd in het UBO-register (‘ultimate beneficial owner’). In het UBO-register staat wie de eigenaar is van een organisatie, of wie zeggenschap of een belang heeft. De Kamer van Koophandel beheert het UBO-register. Op de website van de Stichting Probus Nederland (https://probus-nederland.nl/) kunt u meer informatie vinden over Probus, bijvoorbeeld onder “Service”, “Probus Nederland”. |
| In dit voorliggend reglement is voor zover nodig de nadere uitvoering of uitleg van de artikelen in de Akte van oprichting opgenomen. In de statuten staat onder Artikel 9: Er is een huishoudelijk reglement, waarvan de bepalingen niet in strijd mogen zijn met de statuten. Het wordt vastgesteld of gewijzigd door de ledenvergadering. |
|
In dit Huishoudelijk Reglement zijn een toelichting of uitwerking van de volgende artikelen van de Statuten niet opgenomen. Artikel 1: Naam en zetel Artikel 2: De doelstelling van onze club Artikel 4: Bijzondere leden Artikel 5: Geldmiddelen Artikel 6: Vergaderingen en verenigingsjaar Artikel 10: Statutenwijziging Artikel 11: Ontbinding Artikel 12: Slotbepaling |
| Huishoudelijk Reglement Probusclub Delft 1 |
| Betreft uitvoering van de artikelen van de statuten: artikel 3, het lidmaatschap, artikel 7, bestuur en vertegenwoordiging, artikel 8, commissies |
| Artikel 1: Het lidmaatschap |
|
1.1 Het profiel van een lid Hij of zij: |
|
1.2 De lunchbijeenkomsten De leden worden geacht zo vaak mogelijk de bijeenkomsten van de club bij te wonen. De lunches vinden plaats op donderdagen van 12.00 -14.00 uur in de even weken van het jaar. Vanaf 12.00 uur wordt een drankje geschonken. Deze ‘borrel’ wordt telkens door twee leden aangeboden. De secretaris stelt per kalenderjaar ‘de borrellijst’ op. De lunch betaalt ieder lid zelf. Indien een lid niet op een bijeenkomst aanwezig kan zijn, dient hij/zij zich af te melden bij de secretaris vóór dinsdagavond 20.00 uur voorafgaande aan de donderdag dat de bijeenkomst plaatsvindt. Tot 11.00 uur op de dag zelf kan men zich (telefonisch of per e-mail) afmelden bij de secretaris in geval van ziekte of een calamiteit. Eenmalige introductie van een gast door een lid geschiedt in overleg met het bestuur (uiterlijke aanmelding zie boven). Indien men zich niet op tijd heeft afgemeld, verzoekt de penningmeester om betaling van de helft van de prijs voor de lunch. |
|
1.3 De voordracht De leden houden bij toerbeurt een voordracht na de lunch. De secretaris stelt per kalenderjaar een sprekerslijst op. Leden kunnen overleg plegen met de secretaris over hun plaatsing op de lijst. Leden kunnen onderling van datum ruilen, met kennisgeving aan de secretaris. Leden die moeilijkheden hebben met het houden van een voordracht kunnen daarvan worden vrijgesteld. Elk lid kan een spreker van buiten aandragen; deze spreker wordt eerst aangemeld bij het bestuur. Daarna wordt de spreker ingevoegd in de sprekerslijst. |
|
1.4 Functies De leden worden geacht zich in principe beschikbaar te stellen voor het vervullen van functies in het bestuur en in de commissies, rekening houdend met ieders persoonlijke kwaliteiten en omstandigheden. |
|
1.5 Erelidmaatschap De leden van de vereniging kunnen een lid, dat door zijn/haar activiteiten in of voor de club of voor de leden op uitzonderlijke wijze uitdrukking heeft gegeven aan de doelstelling van Probusclub Delft 1, na raadpleging van het bestuur (onder geheimhouding) en later van de leden in een vergadering bijeen, benoemen tot erelid. Elk lid kan een voorstel hiertoe aan het bestuur doen. |
|
1.6 Aantal leden De vereniging telt minimaal 15 en maximaal 40 leden |
|
1.7 Toelating leden van andere clubs Het is mogelijk, dat een lid van een Probusclub van buiten Delft door verhuizing naar Delft komt. De Delftse Probusclubs zullen dan in onderling overleg nagaan van welke Delftse Probusclub hij/zij lid kan worden. Dat lid wordt niet onderworpen aan een ballotage. |
| Artikel 2 Het werven van nieuwe leden |
|
2.1 Algemene uitgangspunten: · de vereniging streeft naar een optimale diversiteit in achtergronden van de leden · een kandidaat lid is bij voorkeur niet ouder dan 72 jaar · partners van leden komen niet in aanmerking voor het lidmaatschap van onze vereniging |
|
2.2 Kandidaat lidmaatschap. Elk lid van onze club kan een vriend of kennis kiezen als kandidaat voor het lidmaatschap. Het lid moet de potentiële kandidaat informeren over de mores van onze vereniging en welke bijdragen van hem of haar worden verwacht (persoonlijk, in een eventuele functie en ook financieel). Het lid moet zelf nagaan of de kandidaat voldoet aan de bepalingen van artikel 1, lid 1. |
|
2.3 Aanmelding kandidaat lid Als het lid na een één-op-één gesprek met de kandidaat ervan overtuigd is dat de kandidaat een goed lid zal zijn en past in onze vereniging, meldt hij/zij de potentiële kandidaat aan bij de secretaris. Als het lid en de secretaris het eens zijn (de secretaris kan het bestuur raadplegen), wordt door het lid aan de kandidaat medegedeeld dat zijn kandidatuur is geaccepteerd. |
|
2.4 bekendmaking van de kandidatuur Als de kandidaat instemt met zijn kandidatuur, maakt de secretaris de kandidatuur via de e-mail bekend in de Delftse Probusclubs. Voor de bekendmaking heeft de kandidaat een korte beschrijving van zichzelf opgesteld. Alle leden van de Delftse Probusclubs kunnen bezwaar indienen tegen de kandidatuur bij het bestuur. Ondersteunt het bestuur een bezwaar, dan wordt dit aan het voordragende lid en aan de aangemelde kandidaat met opgave van de reden medegedeeld. |
|
2.5 kennismaking kandidaat en wederzijdse instemming Als er geen bezwaren binnenkomen, wordt de kandidaat uitgenodigd tweemaal een lunch bij te wonen. Na de tweede kennismakingslunch vraagt de voorzitter aan de kandidaat of hij/zij lid wil worden. Als de kandidaat instemt, is hij/zij lid. Dan ontvangt het lid van de secretaris het adres en het wachtwoord van de website van onze vereniging. Nadat het nieuwe lid zijn/haar introductielezing heeft uitgesproken, ontvangt het lid van de voorzitter het Probus-insigne. |
|
2.6 Privacyreglement Probusclub Delft 1 heeft een privacyreglement opgesteld. (zie bijlage 1) |
|
2.7 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) Probusclub Delft 1 heeft een toestemmingsformulier opgesteld (zie bijlage 2) . In het toestemmingsformulier staan de NAWTE-gegevens (naam, adres, woonplaats, telefoon, e-mailadres). |
|
2.8 Nieuwe leden Na lezing van het Privacyreglement vult het nieuwe lid het ‘Toestemmingsformulier nieuwe leden’ in, waarin het nieuwe lid aangeeft geen bezwaar te hebben dat zijn of haar NAWTE-gegevens en een foto worden geplaatst op het beschermde deel van de Website. |
| Artikel 3 Bestuur: samenstelling, taken en vertegenwoordiging |
| 3.1 Het bestuur bestaat uit vier leden, die door de ledenvergadering worden benoemd. Indien tijdens de stemming over een bepaalde beslissing de stemmen staken, geeft de stem van de voorzitter de doorslag. Het bestuur wordt bij de controle van de boeken van de penningmeester bijgestaan door de kascommissie, die bestaat uit twee leden (en een reserve-lid). |
| 3.2 De voorzitter en de vicevoorzitter vervullen ieder hun functie gedurende twee jaar. Als de voorzitter uittreedt, neemt de vicevoorzitter zijn plaats in en treedt een ander lid in als vicevoorzitter. Deze verandering heeft plaats in de oneven jaren. |
| 3.3 De secretaris en de penningmeester worden benoemd voor een termijn van twee jaar. Ieder kan maximaal tweemaal worden herbenoemd. De termijnen van de secretaris beginnen in een even jaar en de termijnen van de penningmeester in een oneven jaar. |
| 3.4 De voorzitter bewaakt de algemene gang van zaken, leidt de bijeenkomsten en representeert de vereniging. Bij afwezigheid neemt een ander bestuurslid deze taak waar. |
| 3.5 De secretaris onderhoudt alle interne en externe contacten, brengt verslag uit van de activiteiten van het afgelopen kalenderjaar aan de ledenvergadering en beheert het (digitaal) archief. De secretaris stelt de verslagen op van de bestuursvergaderingen.De secretaris stelt de ledenlijst op, met vermelding van een foto en enige persoonlijke gegevens van elk lid (zie Privacyreglement), alsmede de sprekerslijst en de borrellijst voor het lopende jaar.De secretaris stuurt mededelingen via de e-mail onder BCC aan de leden. |
| 3.6 De penningmeester beheert de kas en doet alle noodzakelijke betalingen. De penningmeester int de contributie voor het lidmaatschap binnen 4 weken na het betalingsverzoek. Na afloop van het kalenderjaar sluit hij de boekhouding af en laat hij de verantwoording controleren door de kascommissie. Naar aanleiding daarvan kan de kascommissie aan de ledenvergadering voorstellen het bestuur te dechargeren voor het financiële beleid. |
| 3.7 Kascommissie De ledenvergadering benoemt jaarlijks een kascommissie. Deze commissie bestaat uit twee leden die in opeenvolgende jaren aan-/aftreden en een reserve-lid. |
|
3.8 Het bestuur onderhoudt de website www.delft1.probus-nederland.nl De website geeft de variabele gegevens voor de dagelijkse praktijk rond de bijeenkomsten. Het gedeelte met algemene gegevens over de vereniging is vrij toegankelijk en het gedeelte met gegevens over personen is achter een wachtwoord geplaatst. In de website staan achter LEDEN en het wachtwoord ook de ledenlijst, de sprekerslijst en de borrellijst. Het bestuur is verantwoordelijk voor de inhoud van de website; de secretaris voor de actualiteit. |
| 3.9 Het bestuur houdt bestuursvergaderingen zo vaak als nodig voor de goede voortgang van de club. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Eenmaal per jaar neemt het bestuur deel aan de gemeenschappelijke vergadering van de besturen van de Delftse Probusclubs. De organisatie van die bijeenkomst rouleert tussen de clubs. |
| 3.10 De ledenvergadering wordt eenmaal per jaar gehouden, binnen vier maanden van het nieuwe kalenderjaar (tweede helft van april). De leden ontvangen twee weken tevoren de agenda, de notulen van de vorige ledenvergadering, het verslag van de secretaris over het afgelopen kalenderjaar, de financiële verantwoording over het afgelopen kalenderjaar, het voorstel voor de hoogte van de contributie voor het komende jaar en de voorstellen voor wisselingen van de personen in het bestuur en in de commissies. |
| Artikel 4: De commissies |
| 4.1 Het bestuur heeft een excursiecommissie, een sociale commissie (ook wel lief-en leedcommissie genoemd) en een jaardinercommissie ingesteld. Elke commissie bestaat uit drie leden. |
| 4.2 De excursiecommissie levert voor elke activiteit een begroting in bij de penningmeester, zodat de bijdrage van de leden kan worden bepaald. In elk jaar worden twee excursies georganiseerd: een voorjaars- en een najaarsexcursie. De leden (en hun partners) worden tenminste vier weken voor de datum van de excursie via een brief (per e-mail) uitgenodigd voor deelname. In deze uitnodiging zijn de uiterste datum van opgave en de kosten voor deelname vermeld. Eén week voor de datum dient het bedrag per deelnemer te zijn overgemaakt aan de penningmeester. |
| 4.3 De leden van de sociale commissie kunnen bij de penningmeester declaraties indienen voor gemaakte kosten. |
| 4.4 De leden van de (jaar-) dinercommissie stellen een programma samen en een begroting op. In het lustrumjaar wordt een lustrumcommissie ingesteld, die ook de taken van de dinercommissie op zich neemt. |
| Artikel 5 Wijziging Huishoudelijk Reglement Wijziging van dit reglement is slechts mogelijk in een ledenvergadering waarin ten minste twee-derde plus één van het aantal leden aanwezig is. Het voorstel tot wijziging dient ten minste vier weken voor de ledenvergadering te zijn bekend gemaakt. De beslissing hangt af van de twee-derde meerderheid van het aantal stemmen. |
STATUTEN PROBUS DELFT 1
Afschrift oprichting vereniging 2 maart 2023 Probusclub Delft 1
Heden, de tweede maart tweeduizend drieëntwintig, verschenen voor mij, Mr. Anton Willem Buisman, notaris met plaats van vestiging Delft:
- Mevrouw Helena Maria BEMELMAN, geboren te ………………, wonende te………… Delft, …………., gehuwd …………………….;
- Mevrouw Maria ZEEMAN, geboren te ……………………, wonende te …………. Den Hoorn (gemeente Midden-Delfland), ………………………;
ten dezen handelend als respectievelijk voorzitter en secretaris van de vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid: Probusclub Delft 1, gevestigd te Delft, kantoorhoudende te 2635 LB Den Hoorn (gemeente Midden-Delfland), Warmoesland 35, ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel onder nummer 83509038.
De comparanten, handelend als gemeld, verklaarden de statuten van voormelde vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid in een notariële akte te willen neerleggen en de vereniging om te vormen naar een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid.
De vereniging zal worden geregeerd door de navolgende
Statuten
Naam en zetel
Artikel 1
- De vereniging draagt de naam: Probusclub Delft 1.
- Zij heeft haar zetel in de gemeente Delft.
- De vereniging is op drie november negentienhonderd zevenenzeventig opgericht als vereniging zonder rechtsbevoegdheid.
Doel
Artikel 2
- Het doel van de vereniging is de saamhorigheid en vriendschap te bevorderen van postactieven, die een maatschappelijk verantwoordelijke functie hebben vervuld. Van de leden wordt verwacht dat zij vanuit hun persoonlijke en maatschappelijke achtergrond waarde hechten aan het regelmatig ontmoeten van hun medeleden. Daarbij zullen enerzijds hulpvaardigheid, kennisverbreding en verruiming van inzicht en anderzijds ontspanning en creativiteit bindende elementen vormen.
- De vereniging tracht haar doel te realiseren door het regelmatig houden van bijeenkomsten en het organiseren van bijzondere activiteiten.
- In vooraf te bepalen gevallen worden hierbij partners van de leden uitgenodigd.
Lidmaatschap
Artikel 3
- Lid kunnen worden personen met een maatschappelijke band met Delft en de naaste omgeving die vijfenvijftig jaar of ouder zijn en hun maatschappelijke loopbaan hebben beëindigd of overwegen dit te doen.
- Het lidmaatschap eindigt door opzegging door het lid, door diens overlijden of door opzegging door het bestuur. Opzegging door een lid kan tegen het einde van een verenigingsjaar. De opzegging dient tenminste één maand van te voren plaats te vinden. Het bestuur kan het lidmaatschap van een lid beëindigen als de ledenvergadering heeft vastgesteld dat van de vereniging in redelijkheid niet verlangd kan worden het lidmaatschap voort te zetten.
Bijzondere leden
Artikel 4
Het bestuur kan een lid dat blijvend niet meer in staat is de bijeenkomsten bij te wonen, maar dat wel lid wil blijven, de status van “bijzonder lid van Probusclub Delft 1” verlenen. Een bijzonder lid heeft geen stemrecht en kan binnen de vereniging geen functie uitoefenen.
Geldmiddelen
Artikel 5
- De geldmiddelen van de vereniging komen voort uit contributies en bijdragen van leden.
- De contributie wordt ieder jaar vastgesteld in de algemene ledenvergadering.
Vergaderingen en verenigingsjaar
Artikel 6
- Het verenigingsjaar is gelijk aan het kalenderjaar.
- Binnen vier maanden na afloop van het jaar wordt de jaarlijkse algemene ledenvergadering gehouden. Hierin brengt het bestuur verslag uit over het afgelopen jaar.
- Door het bestuur of door tenminste vijf leden kunnen bijzondere vergaderingen worden bijeengeroepen. De bijeenroeping van de algemene ledenvergadering geschiedt door schriftelijke mededeling aan de stemgerechtigden op een termijn van tenminste zeven dagen.
- Besluiten worden genomen met een meerderheid van tenminste een stem meer dan de helft van de geldig uitgebrachte stemmen van de aanwezige of via een schriftelijke volmacht vertegenwoordigde leden, met uitsluiting van een besluit tot statutenwijziging of opheffing.
Bestuur en vertegenwoordiging
Artikel 7
- Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging. Bij de vervulling van zijn taak richt het bestuur zich naar het doel van de vereniging.
- Het bestuur bestaat uit tenminste drie en ten hoogste zeven personen. Bestuursleden worden benoemd door de ledenvergadering. In ontstane vacatures wordt zo spoedig mogelijk voorzien. Elk bestuurslid, ook wanneer hij/zij voor een bepaalde tijd is benoemd, kan te allen tijde door de ledenvergadering worden ontslagen of geschorst. Elke schorsing kan één of meer malen worden verlengd, maar in totaal niet langer duren dan drie maanden. Is na verloop van die tijd geen beslissing genomen tot opheffing van de schorsing of tot ontslag, dan eindigt de schorsing.
- Het bestuur kent in elk geval de volgende functies: voorzitter, secretaris, penningmeester en vicevoorzitter.
- Alle bestuursleden worden in beginsel voor twee jaar benoemd waarbij de secretaris en de penningmeester herkiesbaar zijn.
- Bestuursleden aanvaarden hun functie op de dag na benoeming in de algemene ledenvergadering.
- Bij afwezigheid van de voorzitter leidt de vicevoorzitter de vergaderingen.
- Bij staking van stemmen in het bestuur is de stem van de voorzitter beslissend.
- Wanneer tussentijds een vacature ontstaat waardoor de samenstelling van het bestuur niet meer voldoet aan het bepaalde in dit artikel, doet het bestuur binnen vier weken aan de ledenvergadering een voorstel ter vervulling van de vacature.
- Bij ontstentenis of belet van alle bestuursleden berusten de bestuursbevoegdheden bij een commissie, bestaande uit de drie laatst afgetreden oud-voorzitters die beschikbaar en bereid zijn zitting te nemen in deze commissie. Deze commissie zal binnen vier weken een voorstel doen aan de ledenvergadering ter vervulling van de bestuursfuncties.
- De vereniging wordt in en buiten rechte vertegenwoordigd door de voorzitter en een medebestuurslid tezamen.
- Een bestuurder neemt niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming indien hij/zij daarbij een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang van de vereniging. Wanneer hierdoor geen bestuursbesluit kan worden genomen wordt het besluit genomen door de ledenvergadering.
Commissies
Artikel 8
- De ledenvergadering benoemt jaarlijks een kascommissie, bestaande uit twee leden.
- Voorts kan het bestuur onder zijn verantwoordelijkheid commissies benoemen en deze commissies bepaalde werkzaamheden toewijzen.
Huishoudelijk reglement
Artikel 9
Er is een huishoudelijk reglement, waarvan de bepalingen niet in strijd mogen zijn met de statuten. Het wordt vastgesteld of gewijzigd door de ledenvergadering.
Statutenwijziging
Artikel 10
- Besluiten tot wijziging van de statuten kunnen slechts worden genomen in een ledenvergadering, die tenminste vier weken tevoren is aangekondigd vergezeld van de tekst van het voorstel.
- In de vergadering moet tenminste twee/derde van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn via een schriftelijke volmacht.
- Voor een rechtsgeldig besluit is vereist, dat het tot stand is gekomen met instemming van een meerderheid van tenminste twee/derde van het aantal in de vergadering aanwezige of via een schriftelijke volmacht vertegenwoordigde leden.
- Indien in de belegde vergadering niet het vereiste aantal leden aanwezig of via een schriftelijke volmacht vertegenwoordigd is, zal binnen vier weken een nieuwe vergadering worden uitgeschreven. Het bepaalde in lid 3 blijft ook dan van toepassing, het bepaalde in lid 2 geldt niet in de nieuwe vergadering.
Opheffing
Artikel 11
- Tot opheffing kan worden besloten op de wijze als voor statutenwijziging is geregeld.
- Bij het besluit tot opheffing wordt een vereffenaar aangewezen en de bestemming van een eventueel batig saldo bepaald.
Slotbepaling
Artikel 12
Aan de ledenvergadering komen in de vereniging alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of de statuten aan andere organen zijn opgedragen.
De comparanten zijn mij, notaris, bekend en de identiteit van de comparanten is door mij, notaris, vastgesteld.
Waarvan akte in minuut is verleden te Delft op de datum in het hoofd van deze akte is vermeld.
De zakelijke inhoud is aan de comparanten opgegeven en toegelicht. De Comparanten hebben verklaard op volledige voorlezing geen prijs te stellen, tijdig het verlijden van de inhoud van de akte te hebben kennis genomen en met de inhoud daarvan in te stemmen.
Deze akte is beperkt voorgelezen en onmiddellijk daarna ondertekend, eerst door de comparanten en vervolgens door mij, notaris,
(Volgt ondertekening door comparanten en notaris)
Mr. A.W. Buisman, notaris te Delft